“樣式與格式”在排版中的妙用

liko

相信好多朋友都見(jiàn)到過(guò)Word的“樣式與格式”功能，如圖1所示。但是，大多數(shù)朋友可能還是更習(xí)慣于使用格式刷來(lái)批量設(shè)置文本格式，每次詢(xún)問(wèn)他們時(shí)，都會(huì)得到“Word的默認(rèn)樣式太簡(jiǎn)陋，也不及格式刷用起來(lái)方便 ……”這樣的答復(fù)。

　　 其實(shí)，筆者認(rèn)為這都是由于大家對(duì)Word樣式的功能了解不深所致。所以，今天筆者就來(lái)給大家介紹一下這個(gè)“樣式與格式”在長(zhǎng)篇文檔的排版里究竟有什么妙用？


好處一. 快速同步同級(jí)標(biāo)題的格式

　　 好多朋友都對(duì)編排長(zhǎng)篇文檔比較犯怵，原因大體有兩個(gè)，首先是手工在長(zhǎng)篇文檔中查找同級(jí)標(biāo)題并設(shè)置好標(biāo)題格式，本身就是個(gè)麻煩的事情。試想要在幾十頁(yè)、上百頁(yè)的文件里找出所有同級(jí)標(biāo)題來(lái)，恐怕沒(méi)有幾十分鐘是下不來(lái)的。兩者，如果文件排好后交到領(lǐng)導(dǎo)手里，領(lǐng)導(dǎo)卻讓我們將某一級(jí)別的標(biāo)題字體再換一換，那么剛才那份“折磨”恐怕又得重來(lái)一次了，整體效率很低。其實(shí)，如果我們事先使用了“格式與樣式”功能，這些問(wèn)題就能輕松地迎刃而解了。


　　一. 快速套用現(xiàn)有標(biāo)題樣式

　　 1. 編輯完成后套用樣式

　　 這種方法非常類(lèi)似于平時(shí)的格式刷使用，需要先將標(biāo)題選中，然后再點(diǎn)擊“樣式與格式”窗格中的相應(yīng)樣式即可。雖然設(shè)置好樣式后可以方便地快速修改同級(jí)標(biāo)題格式，但要將所有同級(jí)標(biāo)題從偌大的文章中找出也要花費(fèi)大量的時(shí)間。那么下面要介紹的第二種方法就顯得實(shí)用多了。

　　 2. 編寫(xiě)文件時(shí)套用樣式

　　 這種方法可以讓我們一邊編寫(xiě)文件一邊設(shè)置樣式，為了加快操作效率，可以給每個(gè)樣式設(shè)置一個(gè)快捷鍵

　　 1） 點(diǎn)擊“樣式與格式”窗格中第一個(gè)樣式后面的菜單按鈕，執(zhí)行“修改”命令，如圖2位置1

　　 2） 然后在彈出的“修改樣式”窗口中點(diǎn)擊“格式”按鈕→“快捷鍵”命令，如圖2位置2

　　 3） 將鼠標(biāo)定位于“請(qǐng)按新快捷鍵”一欄，為它設(shè)置一個(gè)快捷鍵后點(diǎn)擊“指定”按鈕即可，如圖2位置3

　　 4） 以此類(lèi)推，為其他樣式也設(shè)置好相應(yīng)的快捷鍵

而這時(shí)，我們就可以在每錄完一個(gè)標(biāo)題后，按下快捷鍵快速設(shè)置該標(biāo)題的樣式了。

　　二. 快速修改同級(jí)標(biāo)題樣式

　　 不過(guò)，剛才使用的還都是Word默認(rèn)的一種比較簡(jiǎn)陋的樣式，如果我們對(duì)標(biāo)題格式有著特殊的要求，其實(shí)也是可以自定義樣式并同步更新的。

　　 1. 手動(dòng)更新同級(jí)標(biāo)題

　　 首先，按照自己的要求對(duì)標(biāo)題設(shè)置一個(gè)新格式，然后再點(diǎn)擊它所屬樣式的菜單鈕（如圖2位置1），執(zhí)行“更新以匹配選擇”命令。此時(shí)您便會(huì)發(fā)現(xiàn)，文檔中所有使用了該樣式的標(biāo)題（同級(jí)標(biāo)題）會(huì)馬上同步換成新樣式。如圖3所示

2. 自動(dòng)更新同級(jí)標(biāo)題

　　 而如果您覺(jué)得每次都這樣手動(dòng)更新太麻煩的話(huà)，Word還支持一個(gè)自動(dòng)更新樣式的功能，用起來(lái)更加方便。

　　 同樣，先點(diǎn)擊樣式窗格中一個(gè)樣式的菜單鈕，執(zhí)行“修改”命令。然后，在彈出的如圖4所示“修改樣式”窗口中勾選“自動(dòng)更新”一項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”按鈕。


這時(shí)，當(dāng)我們對(duì)這個(gè)級(jí)別的標(biāo)題進(jìn)行格式修改時(shí)，無(wú)須點(diǎn)擊“更新以匹配選擇”即可以馬上將樣式同步到其他標(biāo)題上，操作更加方便。

好處二. 快速在文檔中定位

　　 Word的樣式功能除了能夠快速同步標(biāo)題格式以外，還能借助“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能幫助我們?cè)谖臋n中迅速定位。

　　 使用方法很簡(jiǎn)單，只要點(diǎn)擊“視圖”菜單→“文檔結(jié)構(gòu)圖”命令，那么一個(gè)類(lèi)似于文章目錄的窗口便出現(xiàn)在了畫(huà)面左側(cè)，如圖5所示。點(diǎn)擊其中的標(biāo)題即可快速跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的內(nèi)容區(qū)，就像使用Web導(dǎo)航頁(yè)面一樣方便。


好處三. 方便生成文檔目錄

　　 不過(guò)，上例的文檔結(jié)構(gòu)圖只能在使用電腦瀏覽文件時(shí)方可生效，如果想讓打印出來(lái)的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文檔目錄了。值得慶幸的是，如果在Word中設(shè)置了樣式以后，繁瑣的目錄制作過(guò)程就會(huì)變得非常輕松。




一. 快速建立目錄

　　 1. 點(diǎn)擊“插入”菜單→“插入目錄”命令，彈出“目錄”窗口

　　 2. 確保窗口中“格式”一欄選擇為“來(lái)自模板”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕

　　 3. 此時(shí)，文章的開(kāi)頭便會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)目錄，如圖6所示。而且值得一提的是，這個(gè)目錄除了能夠直接打印出來(lái)以外，還能在通過(guò)電腦瀏覽文件時(shí)，用Ctrl鍵 + 相關(guān)目錄項(xiàng) 來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的快速跳轉(zhuǎn)，效果類(lèi)似于上面介紹的“文檔結(jié)構(gòu)圖”。


不過(guò)，可能我們也會(huì)不滿(mǎn)意Word所默認(rèn)的目錄級(jí)別，這時(shí)可以由我們自已定義。點(diǎn)擊“工具”菜單→“插入目錄”命令，在如圖7所示的“目錄”窗口中選擇好新的級(jí)別，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可更新整個(gè)目錄了。

【小提示】 有些朋友在自己的電腦上可能找不到“插入目錄”這個(gè)命令，這一般是由于用戶(hù)沒(méi)有默認(rèn)安裝此功能所致，此時(shí)可以點(diǎn)擊“視圖”菜單→“工具欄→自定義”命令，在彈出的窗口中再選中“插入”類(lèi)別，然后從右側(cè)窗格中找到“插入目錄”菜單項(xiàng)，將其手動(dòng)拖拽到“插入”菜單中即可。如圖8所示


二. 快速更新目錄

　　 隨著編輯的深入，有時(shí)我們可以會(huì)對(duì)文章添加或刪除一些段落，這樣就可能導(dǎo)致目錄的頁(yè)碼與實(shí)際位置不符，此時(shí)就要利用Word的目錄更新功能了。使用方法很簡(jiǎn)單，只要先將鼠標(biāo)定位于目錄之中，然后右擊并執(zhí)行“更新域”命令，再選中如圖9所示窗口中的“更新整體目錄”單選項(xiàng)后確定即可，這時(shí)Word會(huì)僅更新目錄中的內(nèi)容，達(dá)到快速更新目錄的目的。


寫(xiě)在最后

　　 寫(xiě)到這里，關(guān)于“樣式與格式”在長(zhǎng)篇文檔排版中的妙用就給大家介紹完了，不知您有沒(méi)有豁然開(kāi)朗的感覺(jué)？其實(shí)，在我們的Word之中，還有好多像“樣式與格式”這樣值得學(xué)習(xí)的好功能，正確地了解并掌握這些功能，可以幫助我們更快更好地完成文檔的編制，希望今天這篇文章能夠拋磚引玉，讓更多的朋友積極去查找Word的一些“隱藏功能”，提高自己的工作效率。

liko

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liko

等幾分種，可能你那邊網(wǎng)絡(luò)慢